Name: Công Ty TNHH Hệ Thống Công Nghệ Việt Tiến
Address: Đường Hợp Châu - Đồng Tĩnh, Thôn Kiên Tháp, Xã Tam Dương Bắc, Phú Thọ, Việt Nam, Phú Thọ, VN
Telephone: 0848 653 653

Chị kế toán kéo ngăn tủ dưới cùng, lật từng tập hoá đơn đã ố vàng ở mép. Khách vừa gọi hỏi một tờ biên nhận ký từ mùa hè năm ngoái, và cả phòng đang chờ.

Một lúc lâu sau chị mới lôi được nó ra. Tờ giấy nằm nhầm trong tập của khách khác, chỉ vì hôm ấy có người xếp vội.

Cảnh này lặp lại ở gần như mọi văn phòng còn giữ tủ hồ sơ. Giấy không mất, nó chỉ nằm ở chỗ không ai đoán ra.

Một dự án bị bỏ lại, rồi được cả một cộng đồng nhận nuôi

Paperless-ngx là phần mềm quản lý tài liệu mã nguồn mở, do một cộng đồng lập trình viên cùng nhau duy trì. Nó ra đời năm 2022, khi nhóm này nhận lại một dự án cũ mà tác giả ban đầu không còn theo tiếp.

Trên GitHub, dự án đang có 44.393 lượt đánh dấu quan tâm và được viết chủ yếu bằng Python. Nhưng cách tổ chức mới là điều đáng chú ý hơn con số đó, vì công việc được chia cho nhiều người thay vì dồn hết vào một cái tên.

Thứ bạn đem về đặt trong công ty nên là thứ không dừng lại theo lịch bận của một cá nhân.

Từ tờ giấy trong tủ tới dòng chữ gõ ra là thấy

Bạn đưa tài liệu vào bằng máy quét, bằng file có sẵn trong máy, hoặc để phần mềm tự lấy về từ hộp thư email. Từ đó nó chạy một mạch, không cần ai ngồi canh từng tờ.

tài liệu vào hộp thư

OCR bóc chữ

gắn thẻ và người gửi

OCR (nhận dạng chữ trong ảnh) đọc chữ nằm trên bản chụp và biến nó thành chữ mà máy tìm được. Sau bước đó, phần mềm nhìn vào những tài liệu bạn đã sắp xếp trước để tự gợi ý thẻ, người gửi và loại tài liệu cho tờ tiếp theo.

Cái bạn nhận về không phải một bản chụp nằm im, mà là tờ giấy tìm lại được bằng chính chữ nằm trong nó.

Những việc nó làm mà không cần bạn nhắc

Danh sách tính năng của phần mềm này khá dài. Phần đáng để một người đang bận rộn để mắt tới thì gọn hơn nhiều.

Tìm toàn văn: gõ vài chữ bạn còn nhớ mang máng trong tờ giấy, nó lôi đúng tờ đó ra.
Tự gắn thẻ, người gửi và loại tài liệu, dựa trên cách bạn đã sắp những tờ trước đó.
Lấy tài liệu về thẳng từ hộp thư email, không phải tải xuống rồi tải lên lại.
Nhận nhiều loại đầu vào: ảnh chụp, file văn bản, bảng tính, tài liệu soạn thảo.
Giữ nhiều phiên bản của cùng một tờ trong một mục, để bản sửa không đè mất bản gốc.
Phân quyền cho nhiều người dùng, ai xem được phần nào là do bạn đặt.

Thứ tiết kiệm thời gian nhất ở đây không phải chỗ cất, mà là chỗ tìm lại.

Đem nó vào việc gì cho đáng công

Nếu bạn làm một mình, chỗ đau nhất thường là giấy tờ thuế và hoá đơn nằm rải rác qua nhiều năm. Quét một lần rồi tìm bằng chữ sẽ nhẹ hơn hẳn việc ngồi nhớ xem năm ngoái đã kẹp nó vào tập nào.

Với một công ty, thứ đáng làm trước là hợp đồng và biên bản nghiệm thu, những tờ mà lúc cần thì thường là cần gấp. Khi nhiều người cùng tra cứu, phần phân quyền giúp mỗi người chỉ thấy đúng phần việc của mình.

Dữ liệu nằm trên máy chủ của bạn, không gửi đi đâu, và tài liệu được lưu thẳng ra ổ đĩa dưới dạng file thường. Nghĩa là chìa khoá nằm trong tay bạn, và kể cả khi bỏ phần mềm đi thì đống file vẫn mở được.

Tài liệu là thứ nên tự mình giữ chìa, không nên đi thuê chỗ cất rồi phụ thuộc vào người giữ hộ.

Chỗ nó chưa làm được và bạn nên biết trước

Chính nhóm phát triển ghi rõ một cảnh báo trong tài liệu của họ: phần mềm lưu nội dung ở dạng chữ thường, không mã hoá. Vì thế họ khuyên đừng đặt nó trên một máy chủ mà bạn không kiểm soát được.

Cách chạy an toàn nhất, theo đúng lời họ, là đặt máy chủ tại chỗ và có sẵn bản sao lưu. Đây là phần mềm dựng ra để cất tài liệu nhạy cảm, nên chỗ đặt máy quan trọng ngang chính phần mềm.

Ngoài ra nó không hiểu nội dung thay bạn. OCR đọc được chữ, còn việc quyết định tờ nào quan trọng vẫn là việc của người.

Một kho tài liệu đặt sai chỗ thì càng dễ tìm lại càng nguy hiểm.

Việt Tiến IT nhận tư vấn và triển khai Phần mềm & Tự động hóa AI cho đúng loại việc này: dựng một kho tài liệu quét được, đọc được chữ và tìm lại được bằng vài từ, đặt trên máy chủ do chính bạn giữ. Chúng tôi lo phần cài đặt, phân quyền và sao lưu, để bạn không phải một mình xoay xở với cái cảnh báo về chỗ đặt máy vừa nói ở trên. Nếu tủ hồ sơ của bạn mỗi năm một dày thêm, hãy gọi số 0848 653 653 hoặc nhắn cho chúng tôi. Cứ kể ra loại giấy tờ nào đang ngốn của bạn nhiều thời gian nhất, chúng tôi sẽ nói thẳng cái nào đáng làm trước.